4 stappen richting een feedbackcultuur
Een feedbackcultuur is belangrijk, meer zelfs: er wordt zelfs om gevraagd! Volgens PwC hunkert 60% van de ondervraagden naar het krijgen van dagelijkse of wekelijkse feedback. Wat opvallend is, is dat de jongste generatie (onder 30 jaar oud) hier nog sterker naar verlangt. Dus, hoe begin je daar nu eigenlijk aan? Lesley Arens, oprichter van ZigzagHR-magazine, interviewde Daphne Wens, L&D-coach & feedback-expert, en ze ontving heel wat waardevolle input!
ExpertView met Daphne Wens
Verkies je luisteren boven lezen? Kijk dan hier de podcast.
First things first: wat is een feedbackcultuur?
“In een feedbackcultuur voelen werknemers zich comfortabel om regelmatig feedback te geven, te vragen en te ontvangen, vertelt Daphne Wens (L&D-coach bij GoodHabitz en feedback-expert). Iedereen is het erover eens feedback geven wil zeggen dat je gelooft in de lange termijn samenwerking en in de duurzaamheid van de relatie. Feedback stelt ons in staat te groeien naar een betere versie van onszelf en het geeft ons de kans om beter samen te werken.”
Waarom is een feedbackcultuur zo belangrijk?
“De wereld draait steeds sneller. Denk aan innovaties met een kortere levensduur, voortdurende veranderingen, een tekort aan werknemers met de juiste kennis en kunde. En organisaties veranderen aan een snel tempo mee. Ze zijn zich anders gaan organiseren. Van top-down naar zelfsturende teams en matrix-structuren met een afnemend belang van hiërarchie. Vroeger spraken we over “never change a winning team” en nu bevind je je als werknemer in verschillende teams en rapporteer je vaak aan verschillende mensen.
Daarnaast zijn we terechtgekomen in het hybride werksamenleving die ook een hele andere stijl van communicatie en samenwerken vraagt. In een recent artikel uit Trends las ik dat België de Europese koploper is in het aantal burn-outs en langdurige arbeidsongeschiktheid. Een verklaring daarvoor is onze bedrijfscultuur, die te weinig aandacht besteedt aan open en respectvolle communicatie, aldus psycholoog en personeelsadviseur Gert Braeken.”
Een recente studie door Officevibe toont enkele voordelen van feedback op een rij.
Feedback ...
- Geeft richting
73% van de medewerkers vindt dat hun manager specifiekere doelen moeten stellen (Officevibe).
Feedback geeft richting door prestatie-indicatoren vast te stellen en teamleden inzicht te geven in hun vooruitgang in de richting van een doel.
- Stimuleert betrokkenheid en motivatie
43% van de zeer betrokken werknemers ontvangt minstens eenmaal per week feedback, tegenover slechts 18% van de werknemers met een lage betrokkenheid (OfficeVibe).
Als een werknemer veel feedback krijgt, voelt hij of zij zich onderdeel van het bedrijf, waardoor hij of zij zich betrokken voelt bij de visie en waarden van het bedrijf.
Daarnaast zorgt feedback voor meer motivatie. Een gemotiveerd team is vaak een productief team. Feedback kan managers ook helpen de sterke en zwakke punten van het team beter te begrijpen, zodat je daarop kunt voortbouwen en de teamleden verder kunt motiveren. Een gemotiveerd en betrokken team is volgens Gallup daarbij ook nog eens 21% winstgevender.
- Verbetert individuele prestaties
69% van de medewerkers zegt dat ze harder zouden werken als hun inspanningen worden erkend via feedback (Officevibe).
Moedig managers aan om hun medewerkers in de bloemetjes te zetten wanneer ze iets goed doen. Of zet medewerkers in de kijker met een toffe post op je intranet. Dat maakt hen gelukkig! En tevreden werknemers? Die blijven. Want ja, een feedbackcultuur zorgt ook nog eens voor minder turnover.
"Feedback stelt ons in staat te groeien naar een betere versie van onszelf en het geeft ons de kans om beter samen te werken."
- Daphne Wens, L&D Coach
De 4 stappen richting een feedbackcultuur
Aan de slag! Daphne Wens geeft je 4 stappen mee.
Stap 1: Definieer je visie rond feedback – Waarom wil je een feedbackcultuur?
- Start alvast met jezelf de vraag te stellen waarom je een feedbackcultuur wilt. Zet een projectteam op en start met een nulmeting. Krijg inzicht in de eigen organisatie en de nood aan feedbackcultuur. Op basis daarvan definieer je je visie (de why) rond feedback en maak je het onderdeel van de bedrijfscultuur. Vergeet daarbij ook niet de toegevoegde waarde voor je medewerkers te benoemen, en benadruk daarbij ook dat feedback geven en ontvangen niet makkelijk is. Het is een continu werkproces. Je kan dit vergelijken met het opbouwen en onderhouden van een fysieke conditie!
- Maak van een feedbackcultuur een strategische topprioriteit en laat het deel uitmaken van je strategisch plan. Wanneer je dit doet, beseffen jouw werknemers dat het echt onderdeel is van de waarden en visie van de onderneming en voelen ze zich ook meer betrokken om eraan deel te nemen.
Stap 2 : Creëer een veilige en vertrouwde omgeving
Een veilige en vertrouwde omgeving zorgt ervoor dat werknemers zich comfortabel voelen om te delen, of het nu gaat over feedback, ervaringen of kennis delen. Om dit mogelijk te maken, is het belangrijk om psychologische veiligheid te creëren. En die psychologische veiligheid kenmerkt zich door subtiele interacties tussen mensen als; het durven maken van fouten, vragen stellen, ideeën presenteren, elkaar uitdagen, conflicten kunnen oplossen.
- Leer elkaar kennen als personen
Wees jezelf bewust dat je vaak slechts het topje van de ijsberg leert kennen. Je ziet iemand zijn gedrag, maar vanwaar komt dit gedrag? Dat gedrag is een uiting van normen en waarden, karakter, eerdere ervaringen, emoties, gemoedtoestand. Stel oprechte vragen, en leer de drijfveren en noden van je collega’s kennen. In een online meeting, kan je bijvoorbeeld het ijs breken door een persoonlijke vraag te stellen.
- Geef elkaar erkenning
Elkaar complimenten geven is erg belangrijk in het kader van vertrouwen, motivatie en zelfontplooiing. Geef daarom niet enkel complimenten voor de bekwaamheid van iemand, maar ook voor de inspanning die je collega heeft gedaan voor haar presentatie. Druk je waardering uit in concrete complimenten. Zeg bijvoorbeeld: Je presentatie was supergoed omdat je met de praktische oefening voor meer interactie hebt gezorgd. In de plaats van: Je presentatie was goed.
- Breng bewustzijn rond emotieregulering
Feedback ontvangen kan tot triggers leiden dit brengt emoties met zich mee, niet iedereen heeft al de handvaten om aan emotieregulering te doen of niet iedereen is zich gewoon al bewust van hoe om te gaan met eigen emoties. Zorg voor tools die zelfemotieregulering kunnen ondersteunen als het 5G-model van Beck en Ellis aanvullend met trainingen.
Stap 3: Betrek leidinggevenden
Leidinggevenden zijn de cultuurdragers van je organisatie. Het is daarom cruciaal om hen mee te betrekken als ambassadeur in het installeren van een feedbackcultuur, vanaf het begin!
- Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie
Leidinggevenden moeten mee zijn met je verhaal, en er echt in geloven. Anders zullen ze nooit het goede voorbeeld geven. Bevraag je leidinggevenden; Staan ze ervoor open? Wat houdt hen tegen? Begrijpen ze hun verantwoordelijkheid hierin? Als leidinggevende moet je een growth mindset ontwikkelen en zelf feedback durven vragen, ontvangen en geven.
- Zet het op de team-agenda
Plaats feedback letterlijk op de agenda. Maak het als leidinggevende bespreekbaar en vraag en geef feedback aan je team tijdens team-meetings.
Stap 4: Breng het in de praktijk
Hoe helpen de trainingen van GoodHabitz om dit veranderingsproces mee in de praktijk te brengen?
“Een feedbackcultuur ontwikkelen is een heel traject. De online trainingen van GoodHabitz kunnen gebruikt worden in een voor- en/of na-leertraject. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld eerst een online training rond het geven en ontvangen van feedback volgen, waarna ze daarna de diepte induiken met een workshop. Daarna is het cruciaal om voldoende intervisiemomenten in te plannen waarbij de theorie gelinkt kan worden aan persoonlijke ervaringen. Doe dit op team en individueel niveau. Door het reflecteren en bespreken van eerdere feedbackervaringen, leer je snel bij hoe je bepaalde zaken zoals intonatie, en woordkeuze kunt veranderen. De WorkOuts van GoodHabitz kunnen hierbij helpen.”
Hoe ga je als feedbackgever om met weerstand?
“Feedback moet vooral sterktegericht zijn, maar vooral ook groeigericht om de duurzaamheid van de relatie te versterken. Feedback is daarom niet per se de bestgekozen term. Feedforward, een term van DR. Marshall Goldsmith is een positiever alternatief.” Feedback moet een gewoonte worden en die gewoonte kan je kweken door te trainen op verbale skills via praktische oefeningen, modellen en trainingen. Wat ook te vaak wordt vergeten, is het maken van concrete vervolgstappen. Als je negatieve feedback geeft aan een mede-collega, is het belangrijk om direct samen te bespreken hoe je dit in de toekomst veranderd wil zien.”
Een aantal concrete zaken die je kan toepassen:
Kies voor een goede timing. Geef geen feedback aan iemand wanneer hij/zij een strakke deadline moet halen.
Wees je als feedbackgever bewust van je eigen intentie en energie wanneer je aan het gesprek begint. Zit deze goed?
Begrijp de mindset van de ontvanger en pas je communicatie hierop aan. Is deze persoon bereid om te groeien of meer standvastig?
Wees je bewust van bestaande triggers als iemands perceptie en de aard van je relatie.
Indien je merkt dat er weerstand opkomt, ga dan actief luisteren. Geef de ontvanger erkenning en toon begrip. Dit wil niet zeggen dat je de ontvanger gelijk moet geven. Indien de weerstand te groot is, herneem je het gesprek op een later moment.
Uiteindelijk moet je je steeds goed voorbereiden op het gesprek. Maak hier tijd voor, want oefening baart kunst!
Zelf aan de slag met feedback? Start je trial en volg de trainingen ‘Zeggen waar het op staat – feedback geven’ en ‘Feedback vragen’. Succes!
