Samen vooruit:
het belang van continue teamontwikkeling

Divers personeelsbestand. 

Het Universitair Medisch Centrum Utrecht, afgekort UMC Utrecht, is een academisch ziekenhuis en kent drie belangrijke pijlers: zorg, onderwijs en onderzoek. Daarnaast is er natuurlijk nog flink wat ondersteunend personeel, zoals bijvoorbeeld de afdelingen Informatie en Financiën, Personeel & Organisatie en Marketing & Communicatie. In totaal werken er meer dan 12.000 medewerkers en lopen er verder ongeveer 5000 studenten rond.  

Roos Jansen, Expert Talentontwikkeling bij UMC Utrecht, vertelt: “Met zo’n groot aantal medewerkers heb je al gauw te maken met een divers personeelsbestand: we zien verschillen in etniciteit, achtergrond, opleidingsniveau, moedertaal en nog veel meer. Kortom: een ‘one size fits all’-benadering bestaat bij ons niet. Maar wat ons verenigt, is dat we allemaal werken voor UMC Utrecht en daarbij de beste zorg willen leveren voor onze patiënten. Daar zijn we trots op.” 

Talentontwikkeling hoog in het vaandel. 

UMC Utrecht vindt talentontwikkeling heel belangrijk. “Het maakt namelijk niet uit of je docent, verpleegkundige, schoonmaker of hoogleraar bent, iedereen heeft talent”, aldus Roos. Daarom zijn er bij het UMC Utrecht drie fasen in zowel individuele ontwikkeling als teamontwikkeling vastgesteld: ‘Zelf aan de slag’ voor individueel leren, ‘Begeleid leren’ met een trainer en ‘Op maat aan de slag’ voor specifieke leervragen.  

Bij ‘Zelf aan de slag’ start een medewerker individueel met een online assessment en/of training, of gaat een team zelfstandig aan de slag met een WorkOut/spel. ‘Begeleid leren’ gaat een stapje verder en betrekt een trainer bij de leervraag, bijvoorbeeld een persoonlijk leiderschapstraining. Als laatste is er de ‘Maatwerkoplossing’ waarbij er een specifieke behoefte is bij een medewerker of een team. Hierbij wordt gekeken naar begeleiding middels een (externe) coach.  

Als er binnen een bepaalde doelgroep, bijvoorbeeld verpleegkundigen, specifieke leervragen zijn, dan kijkt de L&O-afdeling met hen mee welke assessments en trainingen van GoodHabitz aansluiten op de behoeften en welke leerpaden op maat gemaakt kunnen worden. Op die manier wordt GoodHabitz gezien als de start van de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers, wat vervolgens wordt aangevuld met andere materialen en trainingen, afhankelijk van de behoefte. “GoodHabitz wordt ingezet om leren laagdrempelig en toegankelijk te maken – het leeraanbod is immers relevant voor iedereen. Niemand is ooit klaar met leren", vertelt Roos.

Maatwerk teamontwikkeling. 

“Een voorbeeld van een maatwerkoplossing in combinatie met teamontwikkeling is een project bij onze P&O-afdeling”, vertelt Roos. “Na een reorganisatie en doorontwikkeling werd er een nieuwe koers met visie, missie en kernwaarden gedefinieerd. Vervolgens werd gekeken wat aansluitend hierop wordt verwacht van medewerkers en wat op het gebied van teamontwikkeling kan worden aangeboden.” 

De kampvuursessies uit de masterclass ‘Tribes van de toekomst’ van Jitkse Kramer werden hierbij ingezet. Roos: “Het gaat hierbij over het creëren van een gesprek waarbij er tijd is voor het delen van verhalen, twijfels, dromen en het stellen van vragen. Deze gesprekken zorgen voor verbinding, vernieuwing en verdieping. Als je als organisatie wilt veranderen, is er namelijk ook gezamenlijke betekenisgeving nodig. Een kampvuur is een metafoor voor een sfeer waarin oprechte, eerlijke en open gesprekken worden aangemoedigd.”  

Daarop aansluitend heeft elk team binnen P&O het teamrollenspel gespeeld om op een laagdrempelige en positieve manier meer inzicht te krijgen in welke verschillende rollen er binnen een team vertegenwoordigd zijn, en waar eventueel gebrek aan is. Deze wordt opgevolgd door de WorkOut van het Communicatiestijl assessment, waarin collega’s elkaars communicatiestijlen mogen raden om op die manier meer begrip te creëren.  

Roos vertelt: “De WorkOuts van de Teamrollen en Communicatiestijl assessments waren echt een hit. Achteraf deelden collega’s dat door dit thema in een kleine groep te bespreken, echt de verdieping opgezocht kan worden. Ze vonden het leuk om te doen, waren erg enthousiast en hebben elkaar mooie inzichten gegeven. Ook vonden ze het prettig dat je dit spel zonder voorkennis of bepaalde expertise kunt doen, waarmee het een laagdrempelige groepsactiviteit wordt.” 

Interessante uitdagingen. 

Dat UMC Utrecht een visie heeft rondom leren en ontwikkelen in de organisatie, wilt nog niet zeggen dat er geen uitdagingen zijn. Roos vertelt: “Een plan maken of campagne bedenken is één ding, maar dan moet er vervolgens natuurlijk ook gebruik van worden gemaakt. We merken namelijk dat medewerkers het lastig vinden om zelf hun weg te vinden in het totale leeraanbod van UMC Utrecht, dus dan helpt het als er vanuit L&O richting wordt gegeven per doelgroep of leervraag, er al een voorzet wordt gedaan en het zo relevant mogelijk voor de werkvloer wordt gemaakt door het leeraanbod te laten aansluiten op de praktijk en behoeftes op de werkvloer. Door bijvoorbeeld tijdens de dagstart al iets te benoemen rondom ontwikkeling, proberen we collega’s ervan bewust te maken dat het goed is om jezelf hier continu mee bezig te houden. Zo proberen we leren voor iedereen zo laagdrempelig en toegankelijk mogelijk te maken.” 

Een tweede uitdaging vormt zich rondom het gebrek aan tijd. Roos licht dit toe: “Er zijn veel collega’s die een hoge werkdruk ervaren en niet weten wanneer ze toe komen aan leren en ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers die een zorgfunctie hebben en praktisch de hele dag aan het bed van patiënten staan. Daar hebben ze hun handen namelijk al aan vol.” Een tip van Roos is om leren klein te maken zodat er in een klein tijdsbestek al iets geleerd kan worden. “De drempel wordt lager doordat we kunnen linken naar concrete single activities of assessments. Deze kunnen we dan omzetten naar QR-codes voor posters en/of flyers in koffiekamers of die tijdens de dagstart gedeeld kunnen worden. Voor teamontwikkeling moet er natuurlijk ook op teamniveau tijd vrijgemaakt worden, wat soms wat lastiger kan zijn. Daarom proberen we voor teamontwikkeling aan te haken op al ingeplande overlegmomenten, of bijvoorbeeld een scholingsmoment. Dan hoeft er geen nieuw moment meer vrij te worden gehouden.” 

Ook organiseert het UMC Utrecht twee keer per jaar een ‘Anders werken’-week. “Tijdens deze week proberen we alle medewerkers uit te dagen het net even anders te doen, we breken uit de routine. Dit doen we door tijd te maken voor onszelf en voor elkaar. Ook stellen we elkaar en onszelf vragen of wat we doen nog wel het juiste is. We kijken kritisch naar vergaderingen, annuleren deze of richten ze anders in. We maken ruimte om de dialoog met elkaar aan te gaan of die ene taak af te maken. Er wordt een centraal programma ontwikkeld met verschillende inspirerende activiteiten zoals lezingen, rondleidingen en er wordt een specifiek leeraanbod gedeeld. Daarnaast kunnen teams of afdelingen een decentraal programma toevoegen, bijvoorbeeld gericht op interventies rondom vitaliteit, zoals assessments en trainingen”, vertelt Roos.  

Feedback uit de organisatie. 

Roos hoort positieve feedback uit de organisatie over teamontwikkeling met behulp van GoodHabitz. “Vaak wordt genoemd dat leren met GoodHabitz zo laagdrempelig en positief is, wat ze als erg prettig ervaren”, vertelt ze. “Soms vindt men het spannend om zichzelf op deze manier open te stellen naar collega’s, maar toch wordt het ook als heel leuk en leerzaam ervaren. Het geeft namelijk weer frisse energie en je leert elkaar beter kennen. Door op een positieve manier feedback aan elkaar te geven, maak je echt stappen. Het is belangrijk om hier voldoende tijd voor te nemen en er concrete acties aan te koppelen. Alleen dan gaan teams er ook daadwerkelijk mee aan de slag.” 

Roos: “Onze volgende stap is om meer te focussen op maatwerk en leerlijnen waar men veel behoefte aan heeft. Hiervoor is meer segmentatie nodig, bijvoorbeeld op afdelingsniveau. Denk hierbij aan thema’s als feedback, sociale veiligheid, werkdruk, verzuim en vitaliteit in teams. Maar ook is het belangrijk om aandacht te besteden aan verschillende generaties op de werkvloer.  Verder blijf ik zoeken naar haakjes en linkjes in bestaande HR-, L&O-programma’s en UMC Utrecht brede bewegingen zodat (online) leren op een natuurlijke manier geïntegreerd blijft in huidige en toekomstige initiatieven. Zo dragen we met elkaar bij aan de zorg van vandaag en de gezondheid van morgen.”